Si votre entreprise ne dispose pas de véhicules de fonction, il peut arriver qu’un salarié ou bien même le dirigeant utilise sa voiture personnelle à des fins professionnelles. Dans ce cas il est nécessaire de procéder à la comptabilisation de frais kilométrique. Nous allons au sein de cet article expliquer quels sont les comptes comptables à utiliser ? Les règles à respecter pour comptabiliser ce type d’opération ? Et comment sont calculés ces frais kilométriques aussi appelé indemnité kilométrique ?
Frais kilométrique : les règles à connaître
Pour enregistrer comptablement une indemnité kilométrique, plusieurs conditions sont à respecter :
- un véhicule personnel a été utilisé
- le trajet a été réalisé à des fins professionnelles et il ne s’agit pas du trajet domicile-travail
- un justificatif (note de frais) a été établie
- l’indemnité demandée est en cohérence avec le barème de l’administration fiscale
Qu’est ce que le barème kilométrique ?
Le barème kilométrique détermine le montant de l’indemnité kilométrique perçue pour chaque kilométrique effectué. Cette indemnité prend en compte les frais de carburant, d’entretien du véhicule et d’assurances.
Il faut savoir que le chef d’entreprise peut déduire du résultat de l’entreprise ses dépenses réellement subies (carburant, entretien, primes d’assurances) et ceux même si le véhicule n’est pas inscrit au bilan. Il sera toutefois nécessaire de calculer la quote de part des frais liés à l’activité professionnelle. Exemple : le gérant d’une entreprise a effectué une dépense de 1000 € sur son véhicule personnel. Sachant qu’il utilise le véhicule à 50% à des fins professionnelles, il sera possible de déduire 500 €. Le proportion de la part professionnelle et personnelle peut être justifiée en relevant votre compteur en début et fin de période. Ensuite un prorata peut être effectué avec kilomètres parcourus dans un cadre professionnel.
Il n’est bien entendu pas possible de cumuler le remboursement des frais kilométriques selon le barème avec le remboursement des dépenses réellement engagées. En fonction des situations l’une des deux méthodes peut être plus profitable.
Voici le barème kilométrique pour 2021, l’indemnité dépend du nombre de chevaux fiscaux et du nombre de kilomètres parcourus. Le nombre de chevaux fiscaux doit être justifié par la carte de grise des véhicules utilisés.
| Chevaux fiscaux | Distance jusqu’à 5000 km | Distance de 5 001 km à 20 000 km | Distance +de 20 000 km |
|---|---|---|---|
| 3 CV et moins | d x 0,456 (€) | (d x 0,273) + 915 | d x 0,318 |
| 4 CV | d x 0,523 | (d x 0,294) + 1 147 | 0,352 € x d |
| 5 CV | d x 0,548 | (d x 0,308) + 1 200 | d x 0,368 |
| 6 CV | d x 0,574 | (d x 0,323) + 1 256 | d x 0,386 |
| +7 CV | d x 0,601 | (d x 0,340) + 1 301 | d x 0,405 |
Comment établir une note de frais kilométrique ?
De nombreux modèles de note de frais kilométriques sont disponibles sur internet. Pour rappel pour que cette note frais soit conforme, les mentions suivantes doivent apparaître :
- date du déplacement
- trajet réalisé (lieu de départ et arrivé)
- raison du déplacement
- relevé du compteur à l’arrivé et au départ/ nombre de km parcourus
- nombre de chevaux fiscaux du véhicule
Indemnité kilométrique : les subtilités fiscales et sociales à savoir
- TVA : Il faut savoir qu’il n’y a pas de TVA sur l’indemnité kilométrique. Si vous souhaitez être indemnisé en fonction des frais réelles l’entreprise ne pourra là encore pas déduire de TVA. En effet, sur les véhicules de tourisme la TVA relative aux dépenses d’entretiens n’est pas récupérable.
- TVS : La taxe sur les véhicules de sociétés pourra vous être demandé si vous vous faites rembourser par la méthode des frais réels.
- Cotisations sociales : Si l’indemnité versée est supérieure au barème publié par l’administration fiscale, il s’agira d’avantages en natures et des cotisations sociales vont être à calculer sur ce surplus. A noter qu’il est possible de rémunérer en dessous du barème fixé par l’administration fiscale si votre convention collective le prévoir.
- Pour certaines entreprises ayant des dépenses de voyages et déplacements supérieurs à 15 000 €, un relevé de frais est à déposer lors de la déclaration de résultat via la déclaration 2067.
Comptabilisation frais kilométrique : les comptes à utiliser
S’agissant de dépenses de déplacement, comptablement au débit il est nécessaire d’utiliser le compte 625 intitulé « voyages et déplacements ».
Toutefois au crédit le compte va varier en fonction de la personne ayant avancée ces frais. On utilise le compte :
- 421 nommé « Personnel – rémunérations dues » s’il s’agit d’un salarié
- le compte 455 « compte courant d’associé » s’il s’agit d’un associé
- le compte 467 « autre compte créditeur » s’il s’agit d’un dirigeant qui n’est pas associé
- ou encore le compte 108 « compte de l’exploitant » si cela concerne le dirigeant d’une entreprise individuelle.
Comptabilisation frais kilométrique : exemple
Le gérant associé de la SARL ABC AVIATION à utiliser son véhicule personnel, un Bmw X1 Xdrive18D d’une puissance de 8 chevaux fiscaux pour réaliser 6000 kilomètres. Les justificatifs conformes ont bien été apportés.
Dans un premier temps il est nécessaire de calculer l’indemnité kilométrique due. Pour un véhicule de +de 7 chevaux fiscaux et une distance de plus de 5000 kilomètres la formule à utiliser est la suivante : (d x 0,340) + 1 301
Ce qui donne ici 6000 * 0.34 + 1301 = 3341 €
On peut ensuite comptabiliser les frais kilométriques engagés ainsi :
- débit du compte 6251 pour 3341 €
- crédit du compte 455 pour 3341 €
Impact sur le bilan et compte de résultat
La comptabilisation de frais kilométriques va venir baisser le résultat de l’entreprise. En effet, il s’agit tout simplement d’une charge.
Au niveau du bilan s’agissant de frais avancés par le salarié ou le chef d’entreprise, l’opération comptable enregistrée va venir constater une dette vis à vis du salarié ou du dirigeant. S’agissant d’une dette l’impact va être sur le passif : le poste des dettes va augmenter et le résultat va lui diminuer.
