Depuis juillet 2020, il est désormais possible d’obtenir une aide exceptionnelle pour l’embauche d’un apprenti. Cette aide peut atteindre jusqu’à 8000 € pour une année. Cette aide exceptionnelle n’est toutefois possible que pour la première année de contrat de l’apprenti. Quelles sont les aides à l’apprentissage ? Comment en bénéficier ? Et comment réaliser la comptabilisation de l’aide à l’apprentissage ? Nous répondrons à ces différentes interrogations.
Quelles sont les aides à l’apprentissage ?
En plus de bénéficier d’une main d’oeuvre généralement rémunérée pour un montant inférieur au SMIC, de bénéficier de charges patronales réduites et d’exonération de cotisations (pour la masse salariale qui concerne les apprentis) à la contribution à la formation professionnelle continue, il est possible pour les employeurs de bénéficier d’aides. Les employeurs peuvent désormais accéder à deux aides pour l’embauche d’apprentis. Ces deux aides ne sont toutefois pas cumulables (aide exceptionnelle à l’apprentissage et l’aide unique à l’apprentissage).
Aide exceptionnelle à l’apprentissage : 5000 € ou 8000 €
Cette aide n’est versée que pour la première année du contrat d’apprentissage. Elle vous permet de prétendre à 5000 € pour l’embauche d’un apprenti mineur ou 8000 € pour l’embauche d’un apprenti majeur. Cette aide est versé mensuellement soit pour un apprenti majeur 666.67 € par mois ou 416.67 € pour un apprenti mineur. Pour bénéficier de cette aide très avantageuse il est nécessaire de remplir trois conditions (5 conditions pour les entreprises de plus de 250 salariés) :
- Le contrat d’apprentissage ou de professionnalisation doit être signé entre juillet 2020 et juin 2022.
- Le diplôme préparé par l’apprenti ne doit pas être d’un niveau supérieur à bac +5
- Avoir envoyé à son OPCO (opérateurs de compétences) le contrat d’apprentissage. Pour rappel le contrat d’apprentissage doit être transmis dans les 5 jours suivant le début d’exécution du contrat de l’apprenti.
Pour les entreprises de plus de 250 salariés ces derniers doivent en plus s’engager à embaucher pour au moins 5% de leur effectif des contrats d’insertion au 31/12/2023. A cet effet, un formulaire d’engagement doit être rempli.
Aide unique à l’apprentissage
L’aide unique à l’apprentissage existe depuis plusieurs années. Le montant de cette aide est inférieur à l’aide exceptionnelle. C’est pourquoi lors de la première année c’est l’aide exceptionnelle qui s’applique. Le montant de l’aide unique peut atteindre :
- 4125 € la première année d’apprentissage
- 2000 € la seconde année
- 1200 € la troisième année
Le ministère du travail a toutefois indiqué que si le contrat est éligible aux conditions de l’aide unique, il est possible d’obtenir cette aide unique pour la seconde et troisième année d’apprentissage.
Il faut remplir 3 conditions pour prétendre à l’aide unique à l’apprentissage :
- Il doit s’agir d’un contrat d’apprentissage
- Le diplôme, titre professionnel préparé par l’apprenti doit être de niveau inférieur ou égal au BAC.
- L’entreprise doit avoir un effectif inférieur à 250 salariés
Comment comptabiliser les aides à l’apprentissage ?
Les montants perçus au titre de ces aides doivent être enregistrés dans votre comptabilité.
Comptabilisation de l’aide exceptionnelle à l’apprentissage
Il y a deux écoles pour la comptabilisation de l’aide exceptionnelle à l’apprentissage. Certains vont utiliser le compte 74 intitulé « subventions d’exploitation » et d’autres le compte 791 « transfert de charges » (compte utilisé pour le remboursement de charges). En clair la comptabilisation de l’aide à l’apprentissage se fait de cette manière :
- Crédit du compte 74 ou 791 pour 416.67 € (apprenti mineur) ou 666.67 € (apprenti majeur)
- Débit du compte 512 « banque » pour le même montant qu’au crédit
Attention, l’aide à l’apprentissage n’est généralement pas versé en fin du mois concerné mais en début du mois suivant. Ce qui signifie qu’en fin d’exercice il sera nécessaire de comptabiliser un produit à recevoir (C’est une écriture qui sert à comptabiliser sur l’exercice en cours un produit comptabilisé sur l’exercice suivant. On effectue cette écriture car le produit ne concerne pas l’exercice suivant mais plutôt l’exercice en cours).
La comptabilisation de l’aide à l’apprentissage à recevoir se réalise à la date de fin d’exercice de cette manière :
- Crédit du compte 74/791 pour le montant de l’aide qui concerne N mais comptabilisé en N+1
- Débit du compte 4487 intitulé « Etat produit à recevoir »
En début d’exercice N+1 cette écriture sera extournée. Cette extourne va permettre d’annuler le produit comptabilisé en N+1 (puisqu’il a déjà comptabilisé en N). L’écriture comptable en début N+1 est donc :
- Crédit du compte 4487
- Débit du compte 74/791
Comptabilisation de l’aide unique à l’apprentissage
La comptabilisation de l’aide unique à l’apprentissage est identique à l’aide exceptionnelle expliqué ci-dessus. La seule différence est que son montant est différent. Par exemple pour un apprenti qui remplit les conditions de l’aide unique à l’apprentissage et qui est en deuxième année, la comptabilisation sera la suivante :
- Crédit du compte 791/74 pour 166.67 € (2000 €/12 mois)
- Débit du compte 512 pour 166.67 €
En fin d’exercice il faut là aussi être vigilant sur le fait que toutes les aides qui concernent l’exercice en cours ont bien été comptabilisés.
