Il est fréquent pour les sociétés civiles immobilières d’encaisser une caution à chaque nouvelle entrée d’un locataire. Nous vous expliquons comment doit s’établir la comptabilisation de la caution reçue, son remboursement lors du départ du locataire, ou son non remboursement en cas de dégradation.

Comment comptabiliser la caution reçue ?

Pour rappel, la caution exigée à un locataire ne peut être supérieur à un mois de loyer hors charges pour un bail nu et deux mois de loyer hors charges pour un bail meublé. D’autre part, pour pouvoir être réclamée cette caution doit obligatoirement être indiquée dans le contrat de bail.

La caution se caractérise par une somme d’argent reçue par le propriétaire d’un bien pour se prémunir d’éventuelles déconvenues. La comptabilisation d’une caution reçue est la suivante :

  • Débit du compte 512 « Banque »
  • Crédit du compte 165 « Dépôts et cautionnements reçus »

Comment comptabiliser le remboursement de la caution ?

Dans le cas d’une location d’un bien immeuble, le départ du locataire va mettre fin à la caution. Le locataire n’étant plus dans les lieux, la caution n’a plus lieu d’être.

Dans le cas où le locataire a rendu le logement dans son état d’origine et qu’aucune somme ne reste de due à ce moment là, le propriétaire se doit de rembourser intégralement le locataire. L’écriture comptable à comptabiliser est dans cas :

  • Débit du compte 165 « Dépôts et cautionnements reçus »
  • Crédit du compte 512 « Banque »

Comptabilisation de la caution reçue et non remboursée

A l’inverse si le locataire rend le logement avec des dégradations ou qu’il reste des sommes dues par le locataire, le propriétaire pourra encaisser une partie voir la totalité de la caution si le préjudice causé est égal à la totalité de la caution.

Voici la comptabilisation de caution reçue et non remboursée (en totalité) :

  • Débit du compte 165 « Dépôts et cautionnements reçus »
  • Crédit du compte 706 « Prestations de services » s’il s’agit de loyers impayés ou 791 « transfert de charges » s’il s’agit de dégradation.

Dans le cas ou le remboursement de la caution reçue est partiel, l’écriture comptable est légèrement différente :

  • Débit du compte 165 pour le montant total de la caution
  • Crédit du compte 706 ou 791 pour le montant non remboursé au locataire
  • Crédit du compte 512 pour le montant remboursé au locataire

Dans les deux situations, dans le cas où il s’agit de baux commerciaux soumis à la TVA, il faut penser à créditer le compte de TVA en cas de loyers impayés prélevés sur la caution. Il est important de rappeler que les loyers soumis à TVA sont exonérés de contribution sur les revenus locatifs.

D’autre part en cas de dégradation, il conviendra d’enregistrer en charge la facture de travaux. En principe, l’enregistrement comptable est le suivant :

  • Débit du compte 615 « Entretien et réparation »
  • Débit du compte 44566 « Tva déductible sur biens et services » : ce compte est à utiliser uniquement si vos loyers sont soumis à TVA
  • Crédit du compte 401 « fournisseur » en comptabilité d’engagement ou 512 « banque » en comptabilité de trésorerie.